Comment envoyer et recevoir des télécopies en ligne sans télécopieur ou ligne téléphonique
Certaines entreprises et agences gouvernementales dont les activités sont lentes n'acceptent pas les documents par courrier électronique, ce qui vous oblige à les télécopier. Nous sommes obligés d'envoyer une télécopie, vous pouvez le faire à partir de votre ordinateur gratuitement.
Nous avons déjà couvert des façons de signer électroniquement des documents sans les imprimer ni les numériser. Avec ce processus, vous pouvez signer numériquement un document et le faxer à une entreprise - le tout sur votre ordinateur et sans aucune impression requise
Fonctionnement des télécopieurs (et pourquoi ils sont si peu pratiques)
Ce n'est pas aussi facile que cela devrait être. Les télécopieurs sont tous connectés aux anciennes lignes téléphoniques. Lorsque vous utilisez un télécopieur standard, ce télécopieur place un appel téléphonique au numéro que vous spécifiez. Le télécopieur au numéro de destination répond et le document est transmis par un appel téléphonique.
Ce procédé a été inventé avant Internet et semble risiblement archaïque à ce stade. Pour effectuer une télécopie, une personne peut taper un document, l'imprimer et le numériser dans le télécopieur qui l'envoie par la ligne téléphonique. La personne recevant la télécopie peut alors numériser le document télécopié et le retourner dans un fichier numérique. Ils ont bouclé la boucle - le document a été envoyé d'un ordinateur à un autre avec beaucoup de travail supplémentaire et une qualité d'image perdue
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vous seriez en mesure de soumettre un document par courrier électronique ou une méthode en ligne plus sécurisée. De nombreuses entreprises considèrent le fax comme une méthode sécurisée de transmission de documents, mais ce n'est pas vraiment le cas - si quelqu'un espionnait la ligne téléphonique, il pourrait facilement intercepter tous les documents faxés.
Il est impossible de se connecter directement à un télécopieur Internet, car le télécopieur n'est connecté qu'aux lignes téléphoniques. Pour effectuer une télécopie en ligne, nous avons besoin d'une sorte de passerelle qui accepte les documents via Internet et transmet le document à un télécopieur. C'est là que les services ci-dessous entrent en jeu. Donnez-leur un document et ils feront le travail ennuyeux d'appeler le télécopieur et d'envoyer votre document par la ligne téléphonique.
Vous pourriez faxer avec seulement votre ordinateur, mais ...
Vous pouvez sauter les services ci-dessous, bien sûr. Microsoft Windows contient même une application de télécopie et de numérisation qui vous permet d'envoyer des télécopies. Le hic, c'est que vous auriez besoin de votre ordinateur connecté à la ligne téléphonique - oui, cela signifie que vous auriez besoin d'un modem de télécopie par modem. Vous auriez également besoin d'une connexion téléphonique fixe et vous devriez dire aux gens de rester au téléphone lorsque vous envoyez des télécopies, tout comme dans les anciennes journées Internet dial-up. Bien sûr, si vous télécopiez beaucoup, vous pourriez payer une ligne téléphonique dédiée - cela pourrait même être nécessaire si vous receviez beaucoup de fax.
Ce n'est évidemment pas idéal. Bien sûr, si vous avez besoin d'envoyer un certain nombre de fax, allez-y et achetez un fax ou un modem et connectez-le à votre téléphone fixe. Mais vous n'avez probablement pas besoin d'envoyer et de recevoir des fax aussi souvent - vous avez juste besoin d'envoyer une télécopie occasionnelle quand vous tombez sur une organisation qui est bloquée dans le passé.
Scannez le document ou utilisez un fichier numérique existant
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Le processus de base est simple. Tout d'abord, vous devrez numériser le document que vous souhaitez envoyer par télécopie, comme si vous alliez envoyer ce document par courrier électronique. Si vous ne disposez pas d'un scanner, vous pouvez essayer de le scanner avec votre smartphone. Si le document est déjà un fichier sur votre ordinateur, félicitations - vous n'avez pas besoin de scanner quoi que ce soit.
Avec le document maintenant sous forme numérique, vous pouvez l'envoyer à un service qui fera le travail ennuyeux de fax pour vous .
Envoyer des télécopies en ligne, gratuit
Il existe tellement de services de télécopie en ligne qu'il est difficile de prendre une décision éclairée quant au choix. La première chose à considérer est de savoir quel type d'utilisateur vous êtes, à quelle fréquence vous télécopiez et quelles sont les fonctions dont vous avez besoin.
Utilisateur avec pouvoir: RingCentral Fax
Si vous envoyez des télécopies sensibles en tout temps ou si vous travaillez pour une entreprise et que vous essayez de choisir un service, RingCentral Fax, qui appartient en partie à Cisco et à AT & T, est C'est probablement le meilleur choix pour vos besoins, d'autant plus qu'ils disposent de nombreuses fonctionnalités de sécurité et de prise en charge de plusieurs utilisateurs avec des lignes de fax séparées.
Il dispose de toutes les fonctionnalités que vous pouvez imaginer: intégration avec Outlook, Google Drive, Dropbox, Box, et vous pouvez même obtenir un numéro sans frais. Il possède également de nombreuses fonctions de sécurité qui seraient utiles pour les entreprises ou les personnes qui transmettent des informations sécurisées.
Bien sûr, si vous voulez simplement envoyer quelques fax, vous pouvez vous inscrire à l'un de leurs plans bon marché. moins de 7 $ par mois ... puis annulez après un mois ou deux.
Utilisateur occasionnel
Si vous avez besoin d'envoyer un fax occasionnel, nous vous recommandons MyFax, qui vous permet d'envoyer jusqu'à 10 pages gratuites sans avoir à payer . Cela ne semble pas beaucoup, mais c'est plus de pages par mois que la plupart des gens doivent faxer par an. Si vous avez besoin d'envoyer plus de pages chaque mois, vous pouvez passer à un plan normal.
Vous devrez confirmer votre adresse e-mail pour envoyer la télécopie gratuite
Réception de télécopies
Si vous le faites besoin de recevoir des fax, vous devrez vous inscrire pour un service payant. Le service devra établir un numéro de téléphone dédié pour votre ligne de fax, et cela coûte de l'argent. RingCentral, MyFax et beaucoup d'autres services le feront si vous payez
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Heureusement, vous devriez au moins pouvoir bénéficier d'un essai gratuit - RingCentral offre par exemple 30 jours de réception gratuite de fax,
Il y a beaucoup de services de fax à utiliser, et si vous avez juste besoin d'envoyer un fax occasionnel, vous pouvez le faire gratuitement, mais si vous voulez recevoir un fax, vous devrez vous inscrire à un compte d'essai. Vous pouvez toujours annuler si vous le souhaitez.
Crédit photo: Matt Jiggins sur Flickr, David Voegtle sur Flickr
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