À l'instar d'une base de données bidimensionnelle (ou plate), Excel est capable de stocker de nombreux types de données, allant des contacts de petites entreprises aux dossiers d'impôt sur le revenu des particuliers. Dans ces deux exemples, la précision est essentielle pour vous assurer d'avoir les informations dont vous avez besoin quand vous en avez besoin.

Dans toute situation de saisie de données, les utilisateurs transposent souvent des chiffres ou tapent un nom dans une feuille de calcul. Il est très difficile de faire la différence entre 6886 et 6868 ou John et Johm quand vous avez de longues chaînes de chiffres ou de texte dans une feuille de calcul Excel occupée.

En utilisant la fonction Exact intégrée d'Excel, vous pouvez faire en sorte qu'Excel fasse le travail lorsque vous voulez savoir si deux cellules contiennent exactement les mêmes informations. La fonction Exact fonctionne aussi bien pour le texte que pour les nombres. Lisez la suite pour apprendre comment vous pouvez automatiser la tâche de vérification de la précision dans vos feuilles de temps.

Utilisation de la fonction exacte d'Excel

Supposons que vous ayez une feuille de calcul simple dans Excel qui ressemble à l'image ci-dessous:

Notez que dans les chaînes de nombres dans les colonnes A et B, il est difficile de dire si le nombre dans la cellule A1 correspond au nombre correspondant dans B1. Cela est vrai pour tous les chiffres de la liste.

En utilisant la fonction Exact dans la cellule C1, vous pouvez demander à Excel d'indiquer si le nombre dans la cellule A1 correspond exactement à celui de B1. Si les nombres correspondent, Excel renvoie la valeur TRUE. Si les nombres ne correspondent pas, Excel renvoie la valeur FALSE.

Pour commencer, cliquez sur l'onglet Formules du ruban, puis sur le bouton Texte . Localisez et cliquez sur la formule intitulée Exact . Notez que même si la formule Exact est classée comme une fonction de texte, elle fonctionne aussi bien sur les nombres.

Vous devriez maintenant regarder la fenêtre des arguments de fonction d'Excel. C'est ici que vous spécifiez les cellules à comparer pour la précision. Dans la zone Text1, tapez A1 et dans la zone Text2, tapez B1 . Ensuite, cliquez sur le bouton OK .

Vous remarquerez que Excel renvoie une valeur FALSE dans la cellule C1. C'est parce qu'il y a une discordance entre la valeur dans A1 et la valeur dans B1. Il semblerait que la personne qui a entré les données dans ces deux cellules a transposé les deux chiffres du milieu.

Transportant la formule dans C1 jusqu'à C15, vous pouvez voir où la dactylo a fait des erreurs en entrant ces nombres. Notez que les valeurs dans A1, A6, A9, A11 et A14 ne correspondent pas à leurs valeurs correspondantes dans la colonne B. Elles sont indiquées avec la valeur FALSE dans la colonne C. Ces valeurs dans les cellules A restantes correspondent exactement aux valeurs correspondantes dans la colonne B. Ceux-ci sont indiqués avec la valeur TRUE dans la colonne C.

Notez que dans notre exemple, nous pourrions simplement utiliser le signe égal puisque nous travaillons uniquement avec des nombres. Je pourrais mettre = A1 = B1 dans la cellule C1 et je deviendrais FAUX . Cependant, l'utilisation du signe égal avec le texte ignorera la casse. Ainsi, le mot excel et le mot EXCEL donneraient un résultat TRUE puisque le cas est ignoré.

Pour finir, si vous voulez juste comparer seulement le nombre de caractères dans deux cellules, vous pouvez utiliser la fonction len . Dans notre exemple ci-dessus, si j'utilisais la formule = len (A1) = len (B1), j'obtiendrais un résultat de TRUE. Cela me donnerait aussi vrai pour tous les exemples ci-dessus puisque les deux lignes ont quatre caractères.

Bien que Techniquement classée comme une fonction de texte par Excel, la fonction Exact fonctionne bien pour trouver et éliminer les erreurs de saisie et de saisie de données dans les grandes feuilles de calcul. L'œil humain a souvent du mal à distinguer les différences entre deux nombres et la transposition des nombres est l'erreur de saisie numéro un. À l'aide de la fonction Exact, vous pouvez demander à Excel de rechercher ces erreurs.

Ouverture automatique de certains classeurs lors du démarrage d'Excel

Si vous utilisez quotidiennement quelques feuilles de calcul Excel, il serait utile de les ouvrir automatiquement chaque fois que vous démarrez Excel. Heureusement, Excel a cette fonctionnalité intégrée - si vous savez où chercher. Par exemple, vous ouvrez peut-être un fichier de feuilles de temps tous les jours pour garder une trace de vos heures pendant que vous travaillez sur des projets.

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